Приказ о компенсации за неиспользованный отпуск
Приказ о выплате компенсации за неиспользованный отпуск
Приказ о выплате компенсации за неиспользованный отпуск составляется на сотрудника в случае поступившего от него заявления. Он издается тогда, когда срок положенного отпуска был увеличен ввиду переноса с предыдущего года.
Законодательная база
О выплатах за неиспользованных отпуск говорится в 126, 127 статьях Трудового кодекса. Причем вторая касается денежных выплат при увольнении. Такие ситуации случаются чаще. И приказ об этой компенсации обычно не издается отдельно. Распоряжение просто является одним из пунктов приказа об увольнении, при этом сама причина увольнения не важна, она не может послужить предлогом для отказа в праве получения денежной выплаты.
Вообще, согласно существующим нормам, компенсация положена только в том случае, когда в прошлом году работник «недогулял» любо вообще не брал отпуск и остаток (либо все положенные 28 дней) были перенесены на следующий год и «прикреплены» к отпускным дням следующего периода.
Исключения из правил
Если в компании есть несовершеннолетний сотрудник, то ему нельзя компенсировать дни отпуска. Также категорически запрещено оформлять такие компенсации беременным женщинам.
Раньше эта норма касалась и сотрудников, которые выполняют свои обязанности во вредных (3 класс) и опасных (4 класс опасности условий труда) условиях. У некоторых категорий отпуск, кстати, должен быть увеличенным.
Так вот, если сотрудник, который работает во вредных условиях труда, желает получить компенсацию за неиспользованный отпуск, то его заявление можно выполнить, только если дней отпуска набирается 28, плюс дополнительная неделя. То есть на все, что превышает 35 дней.
Почему может образоваться неиспользованный отпуск
На практике отпуск может быть не использован в полном объеме по нескольким причинам:
- Болезнь сотрудника во время отпуска. При этом свое состояние в это время работник должен будет подтвердить наличием больничного листа.
- Если во время отпуска сотрудник сдавал сессию на учебе заочно. Согласно закону, работодатель обязан отпускать со службы работника для этой цели. А так как человек находится в отпуске и фактически не использует дни, то он имеет право продлить отпуск на этот срок или получить компенсацию. Это касается и других случаев, когда работник выполняет государственные обязанности (например, дает показания и пр.).
- Другие причины, предусмотренные существующим законодательством.
В любом случае руководствоваться при пересмотре срока либо компенсации нужно интересами как работника, так и работодателя. В большинстве случаев адекватные люди приходят к компромиссу в этом вопросе достаточно быстро. Если такового не случается, то следует обратиться к Трудовому кодексу.
Основания
Для того чтобы издание приказа о выплате компенсации за неиспользованный отпуск было оформлено юридически грамотно (и имело силу), необходимо основание. Единственно возможным основанием является заявление самого сотрудника. Именно он должен проявить желание получить компенсацию, если какие-либо дни отпуска были не использованы.
Элементы приказа
Приказ можно оформлять как на стандартном листе А4, так и на специальном бланке организации. Суть последнего в том, что в верхней его части прописаны реквизиты компании, руководитель которой подписывает документ.
Приказ состоит из трех разделов:
- Стандартной для этого документа шапки. В ней приказ нумеруется, прописываются реквизиты и название организации (если этого не сделано ранее), указывается дата подписания. После этого можно переходить к сути.
- Основная часть. Тело приказа в подавляющем большинстве случаев включает ссылку на закон (126 статью ТК), слово «Приказываю» и указание на замену оговоренного в заявлении сотрудника количества дней на материальные средства.
- Заключительная часть. Принципиально важно, чтобы заключение содержало ссылку на заявление работника (с указанием числа его принятия в работу). Также в конце необходима подпись руководителя, при наличии – печать организации.
Где регистрируется, сколько хранится
Приказ относится к указаниям по личному составу. И, например, вместе с приказом о предоставлении основного отпуска регистрируется в журнале регистрации приказов по личному составу.
Что касается времени хранения, то в обычном случае оно составляет 5 лет. Если же речь идет о выполнении своих обязанностей сотрудником во вредных условиях труда, то срок хранения документа увеличивается до 75 лет.
При использовании части отпуска
Если работник использовал некоторую часть отпуска, а за оставшуюся хочет получить компенсацию, то бухгалтеру (либо другому ответственному лицу) необходимо будет оформить сразу 2 документа за подписью руководителя учреждения. Приказ о предоставлении основного отпуска (составляется в форме Т-6) плюс приказ о выплате компенсации – отдельно.
Расчет компенсации
Для того чтобы не ошибиться с конкретной суммой выплаты, бухгалтеру (либо другому производящему расчеты работнику) необходимо свериться с формулой. Она достаточно проста: количество дней отпуска, которые компенсируются, перемножаются на сумму, которую в среднем получал сотрудник за 1 трудовой день. При вычислении последней учитывается заработная оплата за 12 предыдущих месяцев работы.
Всё, что конкретный сотрудник заработал за 12 прошедших месяцев, делится на 12, а затем – на 29,3 (среднее количество дней в месяце).
Однако если часть дней была пропущена по болезни (и имеются больничные листы), то применяются уточняющая формула, берущая в расчет и этот параметр. Например, вместо 12 месяцев сотрудник фактически отработал 10 и 3 дня. Тогда вместо 12 следует подставлять 10+3.
Эти и другие нюансы процесса произведения расчетов рассмотрены в Положении, которое утверждено Постановлением Правительства №922 от 24 декабря 2017 года.
В любом случае если отпуск переносится, то он должен быть использован не позднее следующего года (либо должна быть компенсация за него). Иное положение дел противоречит закону. Приказ о выплате компенсации за неиспользованный отпуск – легальный способ юридически грамотно оформить выплаты со стороны работодателя сотруднику.
Правила и порядок оформления приказа о выплате компенсации за неиспользованный отпуск работнику, в том числе при увольнении
Ежегодный оплачиваемый отпуск представляет собой обязательное право работника получить время для отдыха от исполнения им трудовых обязанностей. В случае если по каким-то причинам такой отпуск не был использован, работнику должна быть выплачена компенсация. Каким образом должна осуществляться выплата такой компенсации, и как она оформляется с юридической точки зрения?
Приказ о выплате компенсации за неиспользованный отпуск
Все финансовые выплаты работникам должны быть оформлены, с юридической точки зрения, с помощью специальных кадровых документов, а в первую очередь, с помощью приказов, издаваемых для осуществления регулирования трудовой деятельности личного состава и возмещения сил и средств, затраченных на осуществление своей профессиональной деятельности. К числу таких приказов относится и приказ о возмещении компенсации за неиспользованный ранее отпуск.
Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:
- Москва: +7 (499) 110-33-98 .
- Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74 .
- Регионы: +7 (800) 600-36-17 .
Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!
Приказ о выплате компенсации за неиспользованный отпуск составляется в тех случаях, когда у сотрудника набралось количество дней отпуска, превышающее установленные по закону (двадцать восемь дней для стандартных условий труда и тридцать пять для сложных), но сам сотрудник не собирается увольняться.
В случае если речь идет о компенсации, которая осуществляется при увольнении работника, то подготовка дополнительного приказа не потребуется, так как все данные будут включаться в приказ об увольнении, в том числе и рассчитанная сумма компенсации на основании положений статей 126 и 127 Трудового кодекса Российской Федерации.
Порядок и сроки оформления
Оформление приказа на компенсацию должно происходить только на основании специально составленного заявления работника.
Такое же правило сформировано и относительно получения компенсации – ее можно получить только в том году, в котором должен быть отгулян оставшийся с прошлого года отпуск.
Конкретных сроков подготовки приказа о начислении компенсации в действующем трудовом законодательстве не установлено – необходимо подготовить данный документ таким образом, чтобы выплата произошла в первый день совершения выплат в организации, который предусмотрен в организации, после написания работником заявления. Исключением является только написание заявления в день перечисления денежных средств у работодателя, так как это обусловлено техническими особенностями совершения платежей.
Стандартной формы для приказа не издано, так как каждая организация составляет данный документ по-своему. Так как данный приказ относится к числу приказов по личному составу, необходимо, чтобы данный приказ соответствовал форме приказов по личному составу. Необходимо учитывать, что в тексте такого приказа должны содержаться сведения о сумме, подлежащей выплате работнику, конкретное количество дней отпуска, за которое происходит начисление денежных средств. Другие данные в рамках данного приказа отражаться не должны.
Оформление компенсации при увольнении
Если речь идет о выплате компенсации сотруднику, который увольняется, то необходимо учесть, что оформление такой выплаты происходит в рамках приказа об увольнении путем включения в него сведений о размере такой компенсации, а также о том, за какое количество дней будет осуществляться начисление компенсации. Издание отдельного приказа не потребуется, так как все начисления происходят на основании положений статьи 127 Трудового кодекса и заявления об увольнении, составленного сотрудником. В рамках приказа на увольнение потребуется прописать дату, когда будет совершена выплата всех причитающихся средств, если перечисление положенных денег происходит не в день расторжения трудового договора и прекращения трудовых правоотношений.
Начисление компенсации за неиспользованный отпуск происходит при увольнении даже в том случае, если отпуск, за который такая компенсация положена, пришелся на текущий год.
При этом если за предшествующий увольнению год отпуск также не был использован в полном объеме или частично, компенсация также начисляется, что требует обязательного тщательного расчета суммы в рамках приказа (как правило, происходит оформление приложения к приказу, в котором и указывается подробный расчет суммы компенсации).
Правила регистрации и хранения приказа
Так как данный приказ относится к числу приказов по личному составу, то его регистрация происходит в рамках учета приказов по личному составу. Регистрация происходит в журнале учета приказов по личному составу. Различий относительно того, что данный приказ несет финансовую нагрузку, делать не приходится, и хранение данного приказа осуществляется на основании общих правил хранения таких документов.
Именно в связи с такой его особенностью следует уделить внимание и времени хранения данного документа. Так, если речь идет о выплате компенсации сотрудникам с обычными условиями труда, то срок хранения такого документа составляет пять лет. В случае если речь идёт о хранении приказов, составленных в отношении работников, которые трудятся со сложными или вредными условиями труда, срок хранения этих приказов составляет семьдесят пять лет.
Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:
Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!
Распоряжаемся о выплате компенсации за неиспользованный отпуск: основания и образец приказа
Бывают случаи, когда работодатели получают от своих подчиненных заявление о замене части или всего отпуска денежной выплатой. Если руководитель одобряет просьбу подчиненного, тогда издается соответствующее распоряжение. Важно понимать, как правильно оформить приказ на компенсацию за неиспользованный отпуск.
В каких случаях составляется приказ о предоставлении денежной компенсации?
О денежных выплатах за неиспользованный отпуск говорится в статьях №126 и 127 Трудового кодекса (ТК) России. Приказ о предоставлении компенсации отпускных дней оформляется в любом случае.
Это основание для замены отпуска денежной выплатой, фиксирует волю работодателя и желание подчиненного, а также подтверждает правомерность совершенных действий. Его разрабатывают на базе одобренного директором компании письменного заявления сотрудника.
Выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск могут в таких случаях:
- сотрудник увольняется. У него имеются неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отдыха;
- работнику по закону положен отпуск, продолжительность которого больше стандартной. Подчиненный не хочет использовать полностью весь отдых. Он вправе отгулять 28 календарных дней за год, а вместо оставшейся части получить денежную выплату.
Надо отметить, что по закону работник может в течение двух лет не пользоваться по своему усмотрению правом на ежегодный обязательный оплачиваемый отпуск. В этом случае выходные дни накапливаются. При этом заменить часть их денежной компенсацией законом запрещено.
Можно ли получить деньги вместо дополнительного отпуска?
Многие работники стремятся зарабатывать по возможности больше денег. Некоторые даже отказываются от оформления ежегодных отпусков. Вопрос, можно ли получить финансовую компенсацию вместо дополнительных дней отдыха, является достаточно актуальным.
Все зависит от типа отпуска. Дополнительные выходные могут быть оплачиваемыми или предоставляться без материального возмещения. Получить компенсацию сотрудник по закону имеет право только в первом случае.
На ежегодный дополнительный отпуск с содержанием имеют право такие лица:
- сотрудники, занятые на работах с вредными, опасными условиями. Данный момент регламентируется статьей №117 ТК России. Таким работникам в год можно брать около 7 календарных дней;
- работники, график труда которых является ненормированным. Об этом говорится в статье №119 ТК РФ;
- сотрудники, характер труда которых признан особым. Этот момент закреплен статьей №118 ТК;
- лица, занятые в районах Крайнего Севера и местностях, которые к ним приравниваются. Им предоставляется от 16 до 24 дополнительных оплачиваемых дней. Об этом говорится в статье №321 ТК РФ;
- работникам, которые принимали участие в ликвидации последствий аварии на Чернобыльской АЭС и пострадали от радиации.
Расширить перечень сотрудников, которым каждый год положен оплачиваемый дополнительный отдых, имеет право работодатель. Этот момент следует закрепить в локальных нормативных актах.
Нельзя заменять компенсацией дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск таким группам работников:
Такие категории лиц должны отгулять отпуск в полной мере.
Как правильно оформить распоряжение о замене отпуска компенсацией?
Если руководитель предприятия не против замены работнику части отпуска денежной выплатой, отсутствуют законные основания для отказа, тогда на базе заявления оформляется соответствующее распоряжение. Надо отметить, что выбор, соглашаться или нет на компенсацию выходных дней, остается за работодателем.
Сотрудник не имеет права принудить директора фирмы к выплате денег, вместо предоставления отдыха. Об этом говорится в статье №126 ТК и в письме Минтруда России №966-10 от 25.04.2002.
Приказ о замене части отпуска денежной компенсацией составляется в произвольной форме. Можно использовать разработанный и утвержденный фирменный бланк. Разрешается писать документ от руки либо при помощи печатной техники. Главное, чтобы была приведена требуемая информация и присутствовали необходимые подписи.
Многие руководители берут за основу формы бланков других приказов. Важно придерживаться определенной структуры.
Распоряжение, как и другие локальные нормативные акты, должно состоять из таких частей:
- шапка. Приводятся реквизиты организации. Находится в верхней части;
- наименование документа. Располагается по центру листа;
- основная часть. Приводятся основания для издания приказа. Дается указание руководителя компании по выплате денег сотруднику вместо отпуска;
- заключительная часть. Это дата составления распоряжения, подписи лиц.
Приказ должен содержать следующие сведения:
- основание для замены отпуска компенсацией;
- ссылка на трудовое законодательство;
- наименование документа;
- номер распоряжения;
- название организации;
- ФИО сотрудника, которому предоставляются деньги вместо отпуска;
- ФИО исполнительного лица (обычно это сотрудник отдела бухгалтерии);
- тип отпуска;
- должность и структурное подразделение работника, которому назначается денежная выплата и лица, ответственного за исполнение приказа;
- количество выходных дней, подлежащих компенсации;
- срок исполнения распоряжения;
- дата и место составления документа.
Приказ должны подписать такие лица:
- руководитель предприятия;
- лицо, ответственное за исполнение приказа;
- работник, которому часть отпуска (ежегодного обязательного или дополнительного) заменяется денежной компенсацией.
Подписи должны быть сделаны лично. Электронные цифровые аналоги не подходят. Если отсутствуют подписи, тогда приказ будет считаться недействительным.
Печать на документе ставить необязательно. Тем более, что не все компании используют штемпельные изделия.
Основные правила оформления приказа о замене отпуска компенсацией приведены ниже:
- составлять документ надо грамотно;
- перед подписанием, текст распоряжения нужно внимательно прочитать, проверить на наличие ошибок;
- документ обязательно должен иметь номер;
- оформлять приказ следует на стандартной офисной бумаге;
- в конце названия документа точку ставить не нужно.
+7 (499) 288-73-46;
8 (800) 600-36-19
Это быстро и бесплатно!
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону:
+7 (499) 288-73-46;
8 (800) 600-36-19
Это быстро и бесплатно!
Пример заполнения бланка
Если на предприятии используется фирменный бланк приказа о замене деньгами отпуска работника, тогда оформление распоряжения упрощается. Ответственному лицу необходимо лишь заполнить пустые строки.
Вносится следующая информация:
- дата составления;
- номер приказа;
- ФИО, должность, структурное подразделение работника;
- основание для выдачи компенсации (заявление сотрудника, дата его составления);
- ФИО, должность, структурное подразделение лица, ответственного за исполнение приказа;
- период, за который предоставляется отпуск;
- количество дней, которые нужно заменить денежной компенсацией.
Гораздо проще оформлять распоряжение, имея в наличии пример. Образец приказа о выплате компенсации за неиспользованный отпуск приведен ниже.
Общество с ограниченной ответственность «Резонанс»
Приказ №144-к
о замене ежегодного дополнительного
оплачиваемого отпуска денежной компенсацией
г. Москва 30 октября 2019 год
На основании заявления старшего специалиста отдела мониторинга, Ветрова Игоря Алексеевича, от 29 октября 2019 года, и в соответствии со статьей №126 Трудового кодекса Российской Федерации,
- Заменить денежной компенсацией неиспользованную часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за период работы с 1 ноября 2018 года по 1 октября 2019 года в количестве трех календарных дней старшему специалисту отдела мониторинга, Ветрову Игорю Алексеевичу.
- Главному бухгалтеру, Авериной А.П., рассчитать и выплатить компенсацию не позднее 12 ноября 2019 года.
Контроль исполнения настоящего распоряжения оставляю за собой.
ООО «Резонанс» (подпись) А.А. Цветаев
С приказом ознакомлены:
старший специалист отдела мониторинга (подпись) И.А. Ветров 30.10.2019
главный бухгалтер (подпись) А.П. Аверина 30.10.2019
Где регистрируется и сколько хранится?
Все документы получаемые компанией извне, отправляемые ею в другие организации, а также те, которые разрабатываются и действуют внутри предприятия, фиксируются в специальных журналах.
Это подтверждает факт получения, отправки важных документов. Также дает возможность при необходимости легко и быстро найти нужную бумагу. Приказы о компенсации отпуска денежной выплатой регистрируются в журналах внутреннего документооборота.
- наименование документа;
- номер распоряжения;
- дата издания;
- краткое содержание.
Такой журнал может находится в ведении секретаря руководителя, юриста, начальника кадрового отдела либо другого работника, который входит в ближайшее окружение директора фирмы.
Приказ о замене отпуска финансовой выплатой хранится в течение периода, установленного нормативными локальными актами предприятия. Если подобного указания нет, тогда нужно ориентироваться на стандартные сроки для подобных документов.
Таким образом, работники имеют право получить компенсацию вместо всего или части отпуска. Важно, чтобы соблюдались определенные условия: человек хочет заменить часть удлиненного, дополнительного отдыха, является совершеннолетним, не трудится во вредных и опасных условиях, работодатель дал согласие на начисление денежной выплаты.
Оформляется компенсация приказом. Распоряжение составляется в свободной форме. При этом важно придерживаться определенной структуры и установленных правил делопроизводства. Приказ регистрируется в специальном журнале и хранится в архиве предприятия в течение трех лет.
+7 (499) 288-73-46 , Санкт-Петербург +7 (812) 317-70-86 или задайте вопрос юристу через форму обратной связи, расположенную ниже.
Правила оформления приказа на компенсацию за отпуск — образец и случаи составления
По статье 126 ТК РФ денежная компенсация предоставляется лишь за отпускные дни, превышающие стандартную минимальную продолжительность отпуска.
Если работник имеет право на отдых более 28-ти дней, то дни свыше при их неиспользовании можно заменить деньгами.
Для замены от сотрудника требуется заявление, а от организации приказ на выплату.